Datenschutz für Kunden

Nach Art. 13, 14 und 21 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) informieren wir Sie hier über die Verarbeitung der personenbezogenen Daten, die wir im Rahmen einer Anfrage, eines Angebots oder eines Vertrags über Sie erheben – und über Ihre Rechte. Welche Daten im Einzelnen verarbeitet werden, richtet sich nach den angefragten bzw. vereinbarten Leistungen. Diese Seite ersetzt das frühere PDF „Datenschutzinformationen für Kunden und Interessenten“.

1. Verantwortliche Stelle

NeckarByte UG (haftungsbeschränkt)
Im Roggen 9, 71636 Ludwigsburg
Telefon: +49 160 98722321
E-Mail: kontakt@neckarbyte.com
Web: https://neckarbyte.com

2. Ansprechpartner für den Datenschutz

Philipp Häusser, haeusser@neckarbyte.com

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten im Einklang mit der DSGVO und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG):

• Vertrag und vorvertragliche Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO): Anfragen beantworten, Angebote erstellen, Leistungen erbringen – Beratung, Software, Websites, Hosting, Betreuung, Support – sowie abrechnen.
• Rechtliche Verpflichtungen (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO): insbesondere handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten.
• Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO): Sicherheit unserer Systeme, Nachweis und Dokumentation erbrachter Leistungen, Geltendmachung von Ansprüchen, Pflege der Geschäftsbeziehung.
• Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO): nur wenn Sie uns für einen bestimmten Zweck ausdrücklich zustimmen, z. B. zur Nennung als Referenz. Eine Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (siehe Ziffer 10).

4. Kategorien personenbezogener Daten

Wir verarbeiten nur Daten, die mit der Anbahnung oder Durchführung des Vertrags zusammenhängen:

• Stammdaten Ihres Unternehmens und Ihrer Ansprechpartner: Name, Funktion, Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer
• Vertrags- und Abrechnungsdaten: Angebote, Aufträge, Rechnungen, Zahlungsstatus, Bankverbindung soweit für die Abwicklung nötig
• Kommunikations- und Supportdaten: E-Mails, Tickets, Gesprächsnotizen, Termine
• Technische Daten aus der Leistungserbringung: Zugangsdaten, Konfigurationen, Protokolle der von uns betreuten Systeme, soweit sie Personen zugeordnet werden können

5. Quellen der Daten

Die Daten erhalten wir von Ihnen – über Kontaktformular, E-Mail, Telefon, Terminbuchung, das Kundencenter oder im Projekt. Bei Unternehmenskunden können einzelne Angaben auch von Kolleginnen und Kollegen aus Ihrem Haus stammen oder aus öffentlichen Quellen wie dem Handelsregister oder Ihrer Website.

6. Empfänger der Daten und Auftragsverarbeiter

Innerhalb von NeckarByte erhalten nur die Personen Zugriff, die die Daten für den jeweiligen Zweck benötigen. Darüber hinaus setzen wir folgende Dienstleister ein, mit denen – soweit sie Daten in unserem Auftrag verarbeiten – Verträge zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO bestehen:

Microsoft (Azure und Microsoft 365)

Microsoft Ireland Operations Ltd., One Microsoft Place, Dublin 18, Irland. Wir nutzen Microsoft 365 für E-Mail, Kalender, Dokumente und Zusammenarbeit sowie Microsoft Azure für Cloud-Infrastruktur und KI-Dienste (Azure OpenAI Service), soweit Sie diese im Rahmen einer Leistung mit uns vereinbart haben – etwa als KI-Dienst einer bei Ihnen betriebenen MadeForPrivacy-Instanz. Unsere Microsoft-Dienste sind ausschließlich auf europäische Regionen konfiguriert; Speicherung und Verarbeitung erfolgen innerhalb der EU (Microsoft EU Data Boundary). Eingaben an Azure OpenAI werden von Microsoft nicht zum Training von Modellen verwendet.

Zoho (Support-Tickets und Terminbuchung)

Zoho Corporation B.V., Beneluxlaan 4B, 3527 HT Utrecht, Niederlande. Zoho Bigin ist unser CRM: Dort führen wir Kontakte und Unternehmen, Anfragen und Angebotsphasen, Termine (einschließlich der Online-Terminbuchung auf unserer Website) und die zugehörige Kommunikation. Support-Anfragen verwalten wir in Zoho Desk (Ticketsystem). Unsere Zoho-Konten liegen ausschließlich im europäischen Rechenzentrum (EU-Datacenter); eine Verarbeitung außerhalb der EU findet nicht statt. Verarbeitet werden Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Unternehmen, Ticketinhalte, Terminwunsch und Gesprächsnotizen.

Lexoffice (Rechnungen und Buchhaltung)

Haufe-Lexware GmbH & Co. KG, Munzinger Straße 9, 79111 Freiburg. Angebote, Rechnungen und Zahlungseingänge verwalten wir in Lexoffice; dort werden Ihre Firmen- und Rechnungsdaten sowie der Zahlungsstatus gespeichert. Die Server stehen in Deutschland.

Hosting und Betrieb

Websites, Systeme und Daten, die wir für Sie betreiben, liegen auf Servern in der Europäischen Union bei von uns beauftragten Hosting-Anbietern oder – je nach Vereinbarung – auf Ihrer eigenen Infrastruktur. Backups werden verschlüsselt an einem zweiten Standort in der EU gespeichert.

Weitere Empfänger

Steuerberatung, Banken und Zahlungsdienstleister für die Abrechnung sowie Behörden, soweit wir gesetzlich dazu verpflichtet sind. Eine Weitergabe zu Werbezwecken findet nicht statt.

7. Übermittlung in ein Drittland

Eine Übermittlung in ein Drittland ist nicht beabsichtigt. Alle genannten Dienstleister verarbeiten Ihre Daten in Rechenzentren innerhalb der Europäischen Union: Microsoft innerhalb der EU Data Boundary, Zoho im europäischen Rechenzentrum, Lexoffice und unsere Hosting-Anbieter in Deutschland bzw. der EU. Sollte ein Anbieter im Einzelfall (etwa für Support) aus einem Drittland auf Daten zugreifen, ist dies über die EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO) abgesichert; Microsoft ist zusätzlich unter dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert.

8. Kundencenter

Im Kundencenter melden Sie sich ohne Passwort mit Ihrer geschäftlichen E-Mail-Adresse an: Sie erhalten einen einmaligen Anmeldelink per E-Mail. Dabei verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse, den Zeitpunkt der Anmeldung und technische Daten der Sitzung (IP-Adresse, Browser) zur Absicherung des Zugangs (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO). Nach der Anmeldung zeigt das Kundencenter die Tickets Ihres Unternehmens aus Zoho Desk und Ihre Rechnungen aus Lexoffice an; die Daten werden dazu direkt bei den genannten Dienstleistern abgerufen und nur für die Dauer der Sitzung zwischengespeichert. Ein KI-Assistent im Kundencenter läuft auf unserer eigenen MadeForPrivacy-Instanz; Ihre Eingaben werden nicht zum Training von Modellen verwendet.

9. Dauer der Speicherung

Wir speichern Ihre Daten für die Dauer der Geschäftsbeziehung einschließlich Anbahnung und Abwicklung. Darüber hinaus gelten gesetzliche Aufbewahrungspflichten, insbesondere aus Handelsgesetzbuch (HGB) und Abgabenordnung (AO), mit Fristen von sechs bis zehn Jahren, sowie die gesetzlichen Verjährungsfristen (§§ 195 ff. BGB, in der Regel drei Jahre, in Einzelfällen bis zu dreißig Jahre). Support-Tickets und Anfragen, aus denen kein Vertrag entsteht, löschen wir spätestens drei Jahre nach dem letzten Kontakt.

10. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Mitteilung (Art. 19) und Datenübertragbarkeit (Art. 20). Eine erteilte Einwilligung können Sie nach Art. 7 Abs. 3 DSGVO jederzeit widerrufen; der Widerruf wirkt für die Zukunft. Außerdem können Sie sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO); für uns zuständig ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg, Lautenschlagerstraße 20, 70173 Stuttgart.

11. Widerspruchsrecht

Soweit wir Ihre Daten auf Grundlage berechtigter Interessen verarbeiten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch einlegen (Art. 21 DSGVO). Wir verarbeiten die Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

12. Pflicht zur Bereitstellung

Sie müssen nur die Daten bereitstellen, die für die Begründung und Durchführung des Vertrags erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten können wir den Vertrag in der Regel nicht schließen oder erfüllen.

Kontakt in Datenschutzfragen

Für Auskunft, Berichtigung, Löschung, Widerspruch oder Fragen zu dieser Information wenden Sie sich an haeusser@neckarbyte.com oder postalisch an die oben genannte Anschrift. Die Datenschutzerklärung für den Besuch dieser Website finden Sie unter Datenschutz.

Stand: September 2026